Свертка бухгалтерских итогов в 1с 8.2. Инфокрафт: Формула ЖКХ. Когда стоит проводить свертку

В процессе свертки информационной базы данных в ней выполняются следующие действия:

• формируются документы ввода остатков на дату, когда осуществляется свертка;
• удаляются документы и движения по регистрам, которые были в программе до даты свертки включительно.

Свертка информационной базы данных позволяет:

• ускорить работу системы;
• уменьшить размер 1С ИБД.

ВНИМАНИЕ! Перед тем, как приступить к свертке информационной базы необходимо:

• выполнить предварительную тестовую свертку на копии рабочей 1С ИБД;
• если тестовая свертка завершилась успешно, только тогда можно приступать к свертке рабочей информационной базы данных, предварительно выполнив ее резервное копирование.

Для свертки информационной базы данных используется обработка для конфигурации (редакция 1.6), которая есть на диске . Для редакции 2.0 данная обработка не подходит, поскольку в ней нет документа «Корректировка записей регистров». Заказать можно у нас на сайте.

Заказать свертку

Пошаговая инструкция по свертки базы

• Сначала необходимо создать резервную копию информационной базы данных. Затем зайти в базу, используя режим 1С: Предприятие , и проверить все ли документы выполнены по закрытию месяца на дату свертки.
• Далее необходимо сделать отчет Оборотно-сальдовая ведомость за тот период, за который планируется произвести свертку базы.
• Используя команду «Открыть» (меню «Файл»), загружаем внешнюю обработку Свертка базы 2.0.
• Свертка базы осуществляется после нажатия соответствующей кнопки на нижней панели, в процессе чего выполняется удаление объектов за указанный в обработке период. Следует отметить, что выполнение процесса может длиться достаточно долго. После проведения свертки 1С ИБД корректировать и перепроводить документы за свороченный период ни в коем случае нельзя.
  Также нельзя не сказать, что если в процессе свертки имели место ошибки, из-за которых удаление объектов было прервано или выполнено не полностью, то это может привести к тому, что по некоторым регистрам итоги будут отключены. Этот факт в свою очередь делает невозможным получение итогов по некоторым регистрам. Просмотреть перечень регистров, по которым итоги отключены, можно на закладке «Регистры с отключенными итогами». Здесь же при необходимости можно включить итоги.
  Если процесс свертки прерывался в силу каких-либо причин, то перечень документов ввода остатков всегда можно восстановить, используя кнопку «Заполнить список» на закладке «Документы ввода остатков», указав интервал дат.
• Последний этап — удаление помеченных объектов. Его можно осуществлять, если все выше описанные этапы свертки успешно завершились.
  • В меню «Операции» нужно выбрать команду «Удаление помеченных объектов».
  • В верхней части окна содержится диалог с перечнем обнаруженных в 1С ИБД объектов, помеченных на удаление. Любой из них пользователь может открыть и просмотреть. С использованием пометок пользователь также может определить, какие объекты необходимо проверить на возможность удаления. Определить, есть ли ссылки на удаляемые объекты, поможет кнопка «Контроль». Тщательно проверив объекты для удаления, и не выявив ошибок, нужно запустить процесс удаления объектов, нажав кнопку «Удалить».

По окончанию свертки базы необходимо убедиться, что все прошло правильно. Для этого открываем Оборотно-сальдовую ведомость и сравниваем ее с той, которую сохранили до выполнения свертки. Если они идентичные, то свертка базы выполнена корректно.

Обработка находится в подсистеме «Администрирование» блок «Сервис» и предназначена для уменьшения размеров файловой информационной базы и увеличения скорости работы системы., а также уменьшения времени архивирования и обновления.

Важно! Свертка информационной базы доступна только в локальном режиме работы.

Под сверткой понимается процесс обработки документов и регистров, формирование остатков на начало некоторого года. При свертке информационной базы помечаются на удаление документы прошлых периодов.

Однако, надо понимать, что свертка базы типовой обработкой может производится только с типовой конфигурацией. В противном случае могут появятся ошибки, которые будут видны не сразу. Если у вас не типовая конфигурация, для свертки базы вам лучше обратиться к опытному программисту 1С.

Обработка свертки делает следующие процедуры:

• создает документы ввода остатков «Операция (регистры Инфокрафт)» по всем счетам/регистрам на требуемую дату;
• помечает на удаление документы до требуемый даты.

Важно! Перед выполнением свертки базы рекомендуется:

1. Произвести предварительное тестирование свертки на копии рабочей информационной базы.
2. Только по результатам успешного тестирования принимать решение о возможности использования для рабочей информационной базы.

Пошаговая инструкция по свертке информационной базы:

1. Создание резервной копию ИБ : необходимо зайти в базу в режиме «Конфигуратора», пункт меню «Администрирование» - «Выгрузить информационную базу».
2. Перед сверткой следует сформировать отчеты по тем объектам конфигурации, информация о которых из прошлых периодов будет нужна в будущих периодах. В конфигурации «Формула ЖКХ + Бухгалтерия» отчет «Оборотно-сальдовая ведомость» до свертки можно не формировать, поскольку проверка остатков по регистрам бухгалтерии до и после свертки включена как один из этапов обработки.
3. Запустить обработку из подсистемы «Администрирование» - «Сервис». Если свертка выполняется на уже созданной копии программы, то флаг «Создать резервную копию» можно не устанавливать. В обратном случае - необходимо указать каталог резервной копии ИБ.

4. Настройка свертки . На этом этапе определяется на начало какого года будут сформированы остатки. По умолчанию установлен флаг «Установить дату запрета изменения данных» - она будет установлена на 31.12.2016 года в случае формирования остатков на начало 2017 года. Есть возможность провести свертку базы по всем организациям или только по одной.

5. Формирование остатков . На данном этапе идет определение состава сворачиваемых объектов и способа свертки. Предусмотрены следующие действия с регистрами:

• Не сворачивать - свертка объектов не производится, т.е. все движения регистра останутся, а документы-регистраторы не будут помечены на удаление;
• Свернуть - сворачиваются объекты, предшествующие дате свертки, т.е. документы-регистраторы будут помечены на удаления, а движения регистров будут содержать данные на дату свертки;
• Очистить - удаляются объекты, предшествующие дате свертки, при этом документы ввода остатков не создаются. Режим доступен только для регистров сведений.

По умолчанию, например, стоит «Не сворачивать» у регистров «Комментарии расчета», «Исполнители заявок по видам работ» и других, то есть программа уже проанализировала какие параметры базы необходимо сохранить в полном объеме, а какие можно свернуть.

При переходе к следующему этапу устанавливается дата запрета изменения данных, если соответствующий флаг был выбран на предыдущем этапе №5. Предусмотрена возможность восстановления рекомендуемых настроек.

6. Просмотр операций . На данном этапеможно открыть сформированные остатки на 01.01.2017г., в базу операции запишутся 31.12.2016г. Допускается остатки откорректировать и даже создать новую операцию ввода остатков по кнопке «Создать».

Ниже приведен вариант созданной операции по регистрам сведений «Услуги зданий»:

7. Проверка . На данном этапе выводятся все созданные документы ввода остатков с возможностью их редактирования. Есть возможность отобразить информацию по отдельным регистрам сведений и накоплений. По кнопке «Еще» можно установить или снять флаг выбора у регистров, информацию по которым хотим получить:

Свертка базы 1С 8.2 — действия, направленные на уменьшение объема базы данных путём компоновки и архивирования данных за прошлый период. Со временем размер базы данных, особенно в крупных организациях, существенно увеличивается.

Причин для свертки информационной базы 1С 8.3 может быть множество:

• большой объем данных на дисках (для файловой БД размер более 12 Гб — критический, в один прекрасный день программа просто не откроется);
• вследствие большого объема может упасть быстродействие базы данных;
• документы за прошлые периоды «мазолят глаза».

Порой за 3-4 года работы база 1С «вырастает» минимум до 4-5 гигибайт объема.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Для того чтобы избавиться от старых данных и в тоже время не потерять текущие, необходимо произвести свертку базы данных 1С .

Что такое свертка базы в 1С

Свертка базы 1С — это регламентная операция, в которую входит удаление старых ненужных документов. Вместо документов, как правило, формируется 1 документ ввода остатков на определенный период. Тем самым мы обрезаем ведение учета в базе до определенного периода.

Как свернуть базу 1С

Процедура свертки производится обычно с помощью специализированных обработок от фирмы 1С, которые есть на диске ИТС как для 1С 7.7, так и для 1С версии 8. Однако, надо понимать, что свертка базы обработкой с диска ИТС может производиться только с типовой конфигурацией. В противном случае могут появиться ошибки, которые будут видны не сразу. Если у Вас не типовая конфигурация, для свертки базы Вам лучше обратиться к .

Сами обработки свертки делают, по сути, следующие процедуры:

• вводится документ «Ввода остатков» по всем счетам/регистрам на требуемую дату;
• удаляют документы до требуемый даты.

Для примера: свертка базы 1С 8.2 бухгалтерия 2.0 за 3 года занимает порядка 2-3 часов. 1С Бухгалтерия 3.0 за 2 года сворачивалась около часа.

Скачать обработки для свертки 1С

Для свертывания лучше всего скачать свежую обработку свертки для 1С (7.7 и 8) от официальных разработчиков — фирмы 1С, на сайте http://its.1c.ru/ . Также обработку можно скачать от сторонних разработчиков или даже купить доработанные версию по функционалу от частных программистов 1С.

Свертка информационной базы - процедура, с которой хорошо знакомы многие пользователи еще со времен платформы 7.7. В некоторых организациях данную процедуру мы проводили каждый год в назначенное время. Пользователи работали каждый год в базе, в которой имеются только остатки и движения за текущий год. По мере роста производительности железа и совершенствования платформы 1С, свертка базы не стала таким уж регулярным явлением. В связи с этим, в данном материале мы подробно рассмотрим, что же из себя представляет эта процедура, а также как ее проводить в различных конфигурациях 1С.

Свертка базы в 1С 8 - что это такие и для чего она нужна?

В процессе работы предприятия в информационной системе накапливается большое количество документов, справочников и других данных. Часть этих данных не представляет интереса в текущем периоде работы, к некоторым данным необходим доступ только в режиме чтения. При этом объекты хранятся в системе, замедляют ее работу в целом, увеличивают время архивирования (бэкапа), при этом, нет смысла сохранять прошлогодние данные ежедневно, если в них не вносилось никаких изменений. Конечно, работать в одной базе бывает необходимо с точки зрения анализа отчетов, выборки данных за большое период. Все зависит от конкретной ситуации в организации и используемой конфигурации. Например, при правильной постановке управленческого учета база в текущей, рабочей базе бухгалтерии предприятия нет смысла хранить данные за 3-5 лет. История операций всегда можно будет посмотреть в копии, все аналитические отчеты строятся в других продуктах. Какой же выход из этой ситуации - регулярно сворачивать базу один раз за определенный период времени.

При выполнении свертки, происходит формирование документов ввода остатков по регистрам на определенную дату (дату свертки) и удаление не используемых документов и движений по регистрам (сведений, накопления, бухгалтерии) до даты свертки, включительно (сворачиваемый период). Основные цели:

Увеличение скорости работы программы в пользовательском режиме;

Увеличение скорости работы при обновлении (изменении) конфигурации, а так же скорости проведения тестирования и исправления информационной базы;

Создание условий для удаления объектов учета, которые более не требуются пользователю;

Уменьшение размера информационной базы.

Общий порядок выполнения процедуры свертки

1.Создание резервной копии.

Независимо от используемых инструментов особенно важно создать резервную копию базы. Во-первых, это копия будет не просто архивом данных. Вполне возможно, ее сразу же потребуется развернуть на предприятии и предоставить доступ заинтересованным пользователям. Важно закрыть доступ на изменения в этой базе. Как сделать копию читайте

2.Настройка свертки.

На данном этапе необходимо указать год, на начало которого планируется свернуть информационную базу. То есть, если указать 2013 год, то будут удалены документы до 31.12.2012 23:59:59.

Установить дату запрета изменения данных. Флаг, указывающий на необходимость установки даты запрета на сворачиваемый период.

3.Формирование остатков.

Определение состава сворачиваемых объектов и способа свертки. Предусмотрены следующие действия с регистрами:

Не сворачивать - свертка объектов не производится;

Свернуть - сворачиваются объекты, предшествующие дате свертки;

Очистить - удаляются объекты, предшествующие дате свертки, при этом документы ввода остатков не создаются. Режим доступен только для регистров сведений.

4.Просмотр операций.

5.Проверка.

На данном этапе выводятся все созданные документы ввода остатков с возможностью их редактирования.

6.Удаление старых документов.

Удаляются все документы до даты свертки. В документах, у которых остались движения, устанавливается флаг "Ручная корректировка" и пометка на удаление не устанавливается.

Каким инструментом свернуть базу

К сожалению, не во всех даже типовых конфигурациях предусмотрена типовая обработка для выполнения свёртки.

На настоящий момент обработка есть только в следующих конфигурациях:

• Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0/ Бухгалтерия предприятия КОРП , редакция 3.0 (БП 3)
• Управление торговлей, редакция 11 (УТ 11)

Физически обработка есть, но воспользоваться и даже открыть ее не получится в следующих конфигурациях:

• ERP Управление предприятием (ERP)
• Комплексная автоматизация 2 (КА)

В комментариях в коде обработки мы прочитаем не очень оптимистичную фразу:

// Обработка используется только в УТ11

Соответственно, сама обработка только лишь "заглушка" для корректной работы БСП.

Отсутствует обработка в следующих типовых конфигурациях:

• Зарплата и управление персоналом 2.5, 3 (ЗУП)
• Управление нашей фирмой, редакция 1.6 (ранее Управление небольшой фирмой)

Таким образом, для данных конфигурация, а также для самописных конфигураций, вам придется выполнять свёртку самостоятельно. Также, вы можете заказать эту работу у профессионалов!

Таким образом, пользователю под силу выполнить свертку самостоятельно только в двух конфигурациях: Бухгалтерия 3, Торговля 11. Важно внимательно прочитать нашу инструкцию, справку к обработке и следовать всем рекомендациям помощника.

Обработку для свертки вы найдете в разделе Администрирование (или НСИ и администрирование). Подраздел "Сервис". Открываем обработку и внимательно выполняем все предварительные шаги.

Также можно просто написать "свертка" в окне поиска по разделам программы. Ниже представлено изображение как можно это сделать в Управлении Торговлей 11.

Для свертки следующих конфигураций:

• Управление производственным предприятием, редакция 1.3
• Бухгалтерия предприятия 2.0
• Управление торговлей, редакция 10.3

Вам понадобится внешняя обработка от фирмы 1С, скачать ее можно с сайта ИТС , в разделе обработки для платформы 8.2.

В других конфигурациях, например в УНФ, свертку своими силами произвести будет очень проблематично. По этой же причине обработки нет и в некоторых типовых конфигурациях. Дело в том, что не все данные можно корректно свернуть. Например, для зарплаты очень важно иметь информацию в регистрах для корректного расчета многих показателей. По сути, нужно четко представлять себе какой регистр можно сворачивать, какой нельзя, с каким могут быть сложности.

Для остальных конфигурация придется писать обработку самостоятельно, либо модифицировать существующие. У нашей команды очень большой опыт решения подобного рода задач и демократичные цены . На этапе изучения базы, мы сможем сразу озвучить вам итоговую сумму за данный вид работ.